Kasy fiskalne online – dla kogo i od kiedy?

Państwo systematycznie realizuje plan ograniczania szarej strefy działającej w naszym kraju. Wprowadzenie obowiązku posiadania kas fiskalnych online jest elementem programu rządowego, nazywanego „Od Polski papierowej do cyfrowej”. Pozwala on na zwiększenie kontroli organów podatkowych nad osobami fizycznymi oraz firmami działającymi w różnych sektorach gospodarki.

Kasy fiskalne online są połączone  z systemami fiskusa, czyli organami państwa zajmującymi się podatkami. Wszystkie transakcje wykonywane w sklepach czy u usługodawców zostają, za pomocą łączy internetowych, automatycznie zarejestrowane  na państwowych serwerach.

Które branże objął obowiązek wymiany?

Niektórzy podatnicy już mają obowiązek posiadania i używania kas fiskalnych online. Inne muszą to zrobić w niedalekiej przyszłości. Od 1 stycznia 2021 r. kasy online są wymagane m.in. na stacjach benzynowych i w warsztatach samochodowych. Została objęta tym obowiązkiem także branża gastronomiczna, hotelarska oraz przedsiębiorcy handlujący węglem.

Na nowy sposób rejestrowania transakcji będą musiały przejść także salony fryzjerskie i kosmetyczne, firmy świadczące usługi budowlane, lekarze, dentyści, prawnicy oraz obiekty służące poprawie kondycji fizycznej. Obowiązek rozliczania się online obejmie ich od 1 lipca 2021.

Obowiązek wymiany kas fiskalnych dotyczy tych branż, które zdaniem organów administracji podatkowej, w największym stopniu narażone są na nieprawidłowości.

Branża zoologiczna bez konkretnego terminu

Dla pozostałych branż, w tym branży zoologicznej nie ustalono konkretnego terminu, ale nie oznacza to, że obowiązek zdalnego rozliczania się z fiskusem nas ominie. Po prostu, w pewnym momencie nie będziemy mieć wyboru. Tradycyjne kasy z papierowym zapisem kopii zostały wycofane ze sprzedaży już w 2019 roku. Do końca 2022 roku będziemy mogli nabyć kasy tradycyjne z elektronicznym zapisem kopii. Natomiast od 2023 roku w sprzedaży będą już wyłącznie kasy fiskalne online. Branże nie objęte w wykazie obowiązkowych wymian kas będą mogły korzystać w dalszym ciągu ze starych urządzeń. Ich wymiana stanie się konieczna dopiero po wyeksploatowaniu starej kasy lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej.

Ostatnie kasy z zapisem offline powinny zniknąć z polskiego rynku w 2025 roku.

Jak teraz działają kasy?

Kasy fiskalne, dobrze znane pracownikom i właścicielom sklepów to nic innego, jak urządzenia rejestrujące obrót, podatek dochodowy i VAT.

Informacje o każdej, dokonanej transakcji zapisywane są w pamięci kasy. Ich podsumowanie następuje podczas codziennie, po zakończeniu sprzedaży. W raporcie dobowym nie można już wprowadzać żadnych zmian. Raporty przechowywane są w pamięci urządzenia. Handlowcy i usługodawcy zobowiązani są przedkładać je pracownikom Urzędu Skarbowego podczas wykonywanej kontroli.

Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z fiskalizacja kasy, co w wypadku zwykłych urządzeń rejestrujących jest czynnością dość pracochłonną. Musimy, po spełnieniu odpowiednich warunków,  kontaktować z Urzędem Skarbowym, otrzymywać indywidualny numer ewidencyjny itp. Innymi słowy – musimy zbierać i przedstawiać organom skarbowym odpowiednie dokumenty i zaświadczenia. Kasy fiskalne online umożliwiają ułatwienie tego procesu.

Uproszczona fiskalizacja

Wprowadzenie kasy rejestrującej online także wiąże się z formalnościami. Komplikacji jest tu jednak znacznie mniej , niż w wypadku kas tradycyjnych. Musimy zakupić urządzenie, które posiada potwierdzenie prezesa Głównego Urzędu Miar. Należy także zawrzeć umowę z serwisantem, który legitymuje się odpowiednimi uprawnieniami. Musimy również pamiętać o zapewnieniu stałego i bezpiecznego łącza do Internetu, a następnie, w obecności serwisanta, zainstalować urządzenia. Serwisant generuje na urządzeniu pierwszy raport dobowy. Dokument nie ma jednak postaci papierowej, a elektroniczną. Za pomocą łącza internetowego trafia on bezpośrednio  do CRK czyli Centralnego Repozytorium Kas, którym zarządza Szef Krajowej Administracji Skarbowej.  Jest to wystarczające potwierdzenie fiskalizacji. Nie musimy więc już składać w Urzędzie Skarbowym żadnych dokumentów.

Kasy fiskalne online to także kolejne uproszczenie w dziedzinie aktualizacji. Nie musimy już o nich pamiętać. Urządzenie pobierają  je automatycznie ze strony producenta.

Sposoby łączenia się kasy online z CRK mogą być różne. Konieczne jest do tego łącze internetowe, dzięki któremu możliwy jest transfer danych. Na rynku dostępne są urządzenie, które wykorzystują WiFi, Ethernet, GPRS lub rozwiązanie NetShare. W tym ostatnim przypadku kasa online komunikuje się z CRK za pomocą stałego łącza. Informacje na temat zalet i wad każdego rodzaju tych połączeń można zdobyć u producentów kas lub wyszukać je w sieci internetowej. Temat jest na czasie, a więc nie będziemy mieć z tym problemu. Podstawową bazę wiedzy możemy znaleźć np. tu.

Kasy online łączą się z Centralnym Repozytorium Kas zazwyczaj co dwie godziny. Harmonogram tych połączeń może jednak ulec zmianie. CRK nie ma obowiązku informowania o tym użytkownika kasy. 

Większa kontrola nad transakcjami

Zapisywanie transakcji w formie papierowej prowadziło, zdaniem organów administracji podatkowej do nadużyć i rozwoju szarej strefy. Przechowywane przez podatników papierowe kopie dokonanych transakcji podlegały kontroli, jednak pracownicy urzędów skarbowych musieli weryfikować je osobiście. Wpływało to więc negatywnie na częstotliwość dokonywanych kontroli i wydłużało ich czas.

Kasa fiskalna online komunikuje się z instytucjami nadzorczymi zdalnie, co umożliwia rejestrowania wszystkich transakcji w czasie rzeczywistym. Nie wymaga to udziału użytkownika kasy. Urządzenie przekazuje także zdalnie raporty dobowe oraz informacje dotyczące zmian stawek podatku, zmianach adresu punktu sprzedaży, aktualizacjach i datach dokonania przeglądów technicznych.

Pamiętajmy, że choć na razie  branża zoologiczna nie ma obowiązku  posiadania kas fiskalnych, zakup takiego urządzenia i tak nas nie ominie. Na ten wydatek możemy zdecydować się już dziś i pomniejszyć go dzięki uldze podatkowej. Przepisy określają, że może to być 90 proc. wartości zakupu netto, nie więcej jednak niż 700 zł. Taką kwotę będziemy mogli odliczyć od należnego podatku VAT.